Procestavlen – fra post-its på væggen til en proces, man kan arbejde videre med

Procestavlen er et digitalt værktøj til at samle op på det procesarbejde, vi laver med post-its på en væg eller et whiteboard. Den erstatter ikke det analoge arbejde. Den sørger for, at det, vi finder frem til sammen i rummet, ikke går tabt, og at vi bagefter kan dele det, rette i det og analysere det.

Hvorfor vi starter analogt

Når en gruppe står sammen ved væggen, sker der noget, som en skærm ikke kan give. Alle kan skrive og sætte en seddel op på samme tid, ingen sidder fast bag et tastatur, og samtalen handler om processen – ikke om programmet.

• Alle bidrager. Det er lige så nemt for den nye kollega som for den erfarne at sætte en post-it op.
• Uenighed bliver synlig. Når to sedler peger hver sin vej, opstår den samtale, der skal tages.
• Det er let at flytte og prøve af. En seddel kan rykkes, kasseres og skrives om på sekunder.
• Overblikket er fysisk. Hele processen kan ses på én gang, og man kan pege, gå hen og diskutere.

Ulempen ved det analoge er, at det forsvinder. Sedlerne falder ned, væggen skal bruges til noget andet, og et billede taget på en telefon er svært at arbejde videre med. Det er her, Procestavlen kommer ind.

Sådan spiller det analoge og det digitale sammen

Arbejdet foregår ved væggen. Procestavlen bruges som et sikkert sted at samle op – undervejs og bagefter.

1. Ved væggen. Gruppen sætter banerne op – én pr. aktør, fx elev, vejledning, optagelse og elevadministration – og skriver én handling pr. post-it. Sedlerne flyttes, til rækkefølgen og ansvaret giver mening.
2. Billeder undervejs. Tag et billede, hver gang et stykke af processen er på plads. Så er det dokumenteret, hvilke post-its der hører til, og i hvilken bane de sad – også hvis noget senere bliver flyttet eller falder ned.
3. Fra billede til post-its. Med Fra billede læser Procestavlen sedlerne på fotoet og laver dem til digitale post-its med teksten skrevet af. De lander i indbakken, så man kan tjekke teksten, før de placeres.
4. Placering og tjek. Post-its trækkes ud i de rigtige baner, og pilene viser overdragelserne. Billederne fra væggen bruges som facit, så intet bliver væk eller havner det forkerte sted.
5. Videre arbejde. Tavlen kan deles med en delekode, rettes af flere på én gang og kommenteres. Spørgsmål, der opstår, kan hæftes direkte på den post-it, de handler om.
6. Analyse. Når processen er samlet, laver Procestavlen en procesbeskrivelse og – hvis man ønsker det – en AI-analyse af flaskehalse, uklarheder og forbedringer.
7. Tilbage til væggen. Analysen og en udskrift af tavlen kan tages med til næste møde, hvor gruppen igen arbejder analogt med de punkter, der skal forbedres.

På den måde bevarer vi det, der er godt ved at stå sammen i rummet, og får samtidig et grundlag, der kan deles, gemmes og følges over tid.

Hvad programmet kan

Tavlen	Baner pr. aktør, post-its i farver, pile mellem handlinger og tekst på pilene. Alt kan flyttes, rettes og fortrydes.
Fra billede til post-its	Læser sedlerne på et foto og laver dem til post-its med teksten skrevet af og en farve, der ligner sedlens.
Indbakke	Nye post-its og post-its fra billeder samles ét sted, så de kan tjekkes, før de placeres.
Samarbejde	Flere kan arbejde på samme tavle samtidig og se hinandens ændringer med det samme.
Kommentarer	Spørgsmål og bemærkninger hæftes på den enkelte post-it og kan markeres som løst.
Procesrapport	Automatisk beskrivelse af forløbet: aktører, handlinger, overdragelser og åbne spørgsmål.
AI-analyse	Claude sammenskriver processen og peger på flaskehalse, uklarheder og forbedringer. Hver analyse gemmes som en version, så udviklingen kan følges.
Eksport	Word, PDF, billede (PNG), MindMeister og sikkerhedskopi.
Deling	Tavlen kan kun ses af ejeren og dem, den er delt med via en delekode.
iPad	Kan lægges på hjemmeskærmen som app og bruges med fingrene – også ved væggen.

Det skal man være opmærksom på

• Væggen er stedet for samtalen. Procestavlen er til opsamling og efterbearbejdning, ikke til at styre selve workshoppen.
• Billederne er facit. Tjek post-its fra billeder mod fotoet, før de placeres. Håndskrift kan blive læst forkert.
• Processer, ikke personer. Skriv roller og handlinger, ikke navne eller oplysninger om enkelte elever. Fotografér ikke sedler med personoplysninger.
• AI er et bud. Billedgenkendelse og analyse laves af Claude (Anthropic). Tavlens tekst sendes dertil, men ikke navne fra kommentarerne. Analysen bør læses kritisk og drøftes i gruppen.
• Data bliver hos os. Tavlerne gemmes på vores egen server og bliver ikke fundet af søgemaskiner.